Vandaag had ik een gesprek over het lean maken van een vergunningsproces. Al snel waren we het erover eens dat het hele proces zich eigenlijk aan de keukentafel moet afspelen; ter plekke moet de aanvraag worden gemaakt, zo dat de procedure daarna zonder verstoringen (extra overleg, heen en weer sturen van stukken en herstelwerk) kan plaatsvinden.
Maar dit gaat nog niet ver genoeg. Niet de aanvraag moet samen gemaakt worden, maar de beschikking moet een co-creatie zijn. De beschikking moet als het ware een contract zijn, waaraan burger en bestuur zich beloven te houden. En dat contract kan ook aan de keukentafel worden opgesteld. Er is helemaal geen proces nodig! De burger moet weten wat hij wil en de ambtenaar moet weten waaraan hij moet toetsen. Anders neemt hij maar een paar collega’s mee om hun stukje expertise in te brengen. Het kan in één keer. Informatie verzamelen, contract opstellen en ondertekenen door burger en ambtenaar met mandaat. Mailtje naar het archief en klaar.
Er zijn bijna geen processen bij de gemeente die niet in een dag doorlopen kunnen worden. Breng de juiste mensen samen en sloop de bureaucratie.