Het nut van lokaal aanbesteden, een casestudy naar het goedkoopste gemeentekantoor van Nederland

De gemiddelde stichtingskosten van een gemeentehuis zijn € 85.000,- per medewerker. De gemeente Heerde heeft een nieuw kantoor aangeschaft en ingericht voor minder dan € 30.000 per medewerker. Voor een belangrijk deel is dat te danken aan een kantoorconcept dat uitgaat van 0,7 werkplek per medewerker en voor een deel aan de malaise in de bouw. Maar dat verklaart niet alles. De gemeente Utrecht heeft in dezelfde periode een kantoor op basis van precies dezelfde principes neergezet. Ook daar is de ICT vernieuwd en zijn werkplekken opnieuw ingericht. Maar daar kost een werkplek € 90.000,-. Hogere grondprijzen alleen rechtvaardigen zo’n groot verschil niet.

Soms verlopen projecten verbazingwekkend soepel. Maar meestal zijn er vertragingen, budgetoverschrijdingen, aanpassingen en verstoringen. Bijna altijd is er gedoe. Nog nooit heb ik gezien dat gemeentelijke huisvesting, of het nu om een school, een MFA of een gemeentehuis gaat, zonder discussie verloopt. Het is daarom opmerkelijk dat het nieuwe gemeentekantoor van Heerde is gerealiseerd binnen planning en budget, zonder enige wanklank. Het was stil in de raad, in de pers, onder de burgerij. Op de open dag eind vorig jaar hebben meer dan driehonderd burgers hun waardering uitgesproken. Eén dame gaf toe dat de inrichting niet haar smaak was.

Bij de evaluatie van het project heb ik hier lang bij stilgestaan. Was ik nu zo’n magistrale projectleider? Zat het gewoon een keer mee? Of waren er factoren in het spel die we over het hoofd gezien hadden? Welk leerpunt is er voor een volgende keer?

Belangrijk was de keuze voor duurzaamheid en hergebruik. Een bestaand pand is aangekocht en –ook al is de inrichting volledig omgegooid- alle deuren, kozijnen, ramen en systeemwanden zijn hergebruikt. Alle installaties zijn behouden. Bestaand meubilair is gerenoveerd, herbekleed of aangepast. Zo zijn alle vergadertafels op maat gemaakt, maar zijn alle onderstellen hergebruikt. Dit leverde niet alleen besparingen op, maar ook richting en samenhang in de sturing én veel draagvlak bij de omgeving.

Maar, het geheime ingrediënt was volgens mij de keuze voor lokale aanbesteding. We hadden er voor gekozen de kavels zo te knippen dat er altijd een of meer lokale partijen mee kónden doen. Daarmee was het niet eens een puur lokale aanbesteding, ook anderen konden inschrijven. Toch zijn van de zeven kavels er zes door lokale partijen gewonnen. Doordat ze er eer in stelden deze klus te winnen, waren de biedingen zeer concurrerend. Doordat ze in het zicht van burger en politiek hun werk deden, konden ze niet anders dan perfect werk leveren. Geen herstel- of meerwerk. Dat hadden we voorzien.

Wat we gemist hadden was het effect op het draagvlak onder de burgerij. De mannen die aan het werk waren, hadden collega’s en die hebben partners en buren en familie. Zoveel mensen hebben uit eerste hand gehoord hoe er aan het nieuwe kantoor gewerkt werd. In een kleine gemeenschap als Heerde moet iedereen wel een vriend, kennis of familielid hebben gehad die direct of indirect bijdroeg aan het nieuwe kantoor. Het was niet langer een speeltje van ambtenaren en politici, maar het was ‘ons’ gemeentekantoor geworden. En daarmee heeft het ook bestuur en samenleving iets dichterbij elkaar gebracht.

Dit effect is niet in geld uit te drukken en zal dus niet snel in een aanbesteding gewogen worden. Toch is mijn advies om dit onderdeel wel van punten te voorzien. Het kan het verschil maken tussen het falen of slagen van lokale bouwprojecten.